הובלת משרדים חכמה או איך לא להפסיד כסף 

"החוכמה בחיים היא לא להשיג את מה שרוצים , אלא לשמור את מה שלא כדאי להפסיד.."

כיום תחום שירותי הובלה מתחלק לשלושה ענפים עיקריים והם :

1. הובלת דירה – העברת דירות קומפלט הכולל אריזת חפצים,אחסנת ציוד במחסנים המיועדים לכך,פירוק והרכבת רהיטיםשונים ועוד.
2. הובלות קטנות – הובלת פריט בודד או כמה פריטים כגון:מקרר,ארון וכדומה.
3. הובלת משרדים (נרחיב יותר במאמר עצמו) .

• אנשי צוות המובילים רב יותר

הובלת משרדים היא תהליך שונה מהעברת דירה או בית פרטי. ראשית, כאשר מדברים על העברת משרד בדרך כלל מתכונים  להעברת ציוד משרדי רב יותר וברוב המקרים מסובך יותר מאשר העברת בית או דירה פרטי. במרבית המקרים מדובר על ציוד בעל אופי יותר ספציפי, כגון שולחנות רבים, מחשבים,מסכי מחשב ,שרתים גדולים,לפעמיים פירוק מחיצות שלמות (קוביות שבהם ישבו בין 4 ל 9 אנשי צוות) ,כסאות וכו'. אופי ההובלה תלוי באופי של הציוד המשרדי אותו מעבירים. צריך לשים דגש מיוחד יותר על העברת ציוד שלאחר מכן חייב להיות בשימוש מיידי על ידי עובדי המשרד . בשנים האחרונות שרותי הובלת משרדים הפך לשרות יעיל ומקצועי הניתן כשרות נפרד מהובלת דירה פרטית.

• כלי רכב רבים יותר

בדומה לכל הובלה שאתם מכירים גם במהלך הובלת המשרד, צריך לוודא כי לא נגרם נזק לציוד רב שמועבר. ניקח כדוגמא העברת כמות גדולה של כסאות משרדיים -  צריך לשמור שכל אחד מהן יישאר בצורתו התקינה וללא כתמים למשל, לא יתעקם או יינזק. אחד ההבדלים  בין הובלות הוא בכוח האדם הנדרש ובכמות צי הרכב המשתתפים בהובלה. כאשר מדובר על הובלה של משרד גדול עם ציוד רב , במקרים רבים חברת הובלה אם משאית אחד או שתים לא מספיקה. חברות הובלה מנוסות נעזרות בחברות הובלה אחרות.

• שיתוף עובדי המשרד בתהליך העברה ופריקה

עובדי המשרד עצמו יכולים לקחת חלק פעיל למשל באריזת הציוד ואיסופו, וכמו כן בהעמסה ופריקת ציוד. בדוק - כוח האדם הרב יותר שקיים,  יכול לחסוך כסף רב לבעל המשרד. ברור  שכמות של עשרות עובדים יכולה להעביר ציוד של משרד באופן מהיר יותר מאשר מספר קטן ומצומצם של מובילים עצמם, לפי כך צריך גם לעשות את תהליך האריזה,סימן ארגזים (לפי שמות של עובדי המשרד)  והחלוקה לארגזים באופן שעובדי החברה יוכלו לסחוב. 

אם מדובר על ציוד כבד, כמו ספות גדולות, מקרר, ארונות גדולים,שרתים כבדים,פירוק שידות ורהיטים, קיים צורך בפעילות הסחיבה של המובילים המקצועיים. בטוח שבתור מנהלים, לא הייתם רוצים שלאחד העובדים שלכם ייגרם נזק בריאותי עקב העמסה של ציוד כבד, לכן זקוקים בשירותיה של חברת ההובלות. אך בפרטים רבים אחרים שהוזכרו מעלה בהחלט ניתן להיעזר בעובדי המשרד, פעולה שתחסוך זמן וכסף רב של עלות ההובלה. העובדים של המשרד בוודאי  יכולים למשל להרים ארגזים קטנים יחסית (לכל עובד ארגז אחד), או לעזור בפריקת הציוד וסידורו לאחר מכן.

• שעות העבודה לא שגרתיות

פרט לעובדי המשרד, בהם ניתן להיעזר, חברות שמספקות שרותי הובלת משרד לוקחות תמיד בחשבון גם את מזעור הפגיעה בשעות העבודה של המשרד עצמו, ונוקטות צעדים על מנת לאפשר המשך עבודה שוטפת של המשרד. בין הצעדים אלה אפשר למנות למשל הובלה של המשרד בשעות לא שגרתיות (שעות שהמשרד כבר סגור), כגון שעות הלילה המאוחרות או אפילו ימי שישי.

• סקר שוק וקבלת הצעת מחיר מכמה חברות הובלה

השיטה הנפוצה והטובה ביותר, חיפוש בגוגל. פשוט תחפשו מילים "הובלת משרד" או "שירותי העברת משרד", ותקבלו כמובן הרבה תוצאות. דבר ראשון  תיכנסו לאתר של החברה שמספקת שירותי הובלה ,נסו להבין האם הובלת משרדים הוא התמחות הראשית של החברה או זו תחום משני שלה, תראו על מה מדובר. ממבט ראשון, אפשר לראות את הבדלים גדולים מאוד בין אתרים של חברות הובלה שונות. ישנם אתרים מאוד מושקעים, הכוללים תמונות, המלצות, טיפים ומאמרים וכדומה, וישנם אתרים פשוטים מאוד שנראה כאילו לא עדכנו וגם לא רצו להשקיעה בהם מספר חודשים או אפילו שנים. אתר החברה הוא אחד האינדיקציות על מנת לדעת עם מי יש לכם עסק. קיימים בתחום גם מובילים פרטיים שניסו לתפוס נתח מהשוק, וחשוב ללכת על חברה גדולה אם המלצות כמובן, רצינית ואחראית שתבצע את העבודה מהר ובאיכות טובה.

לאחר התרשמותכם מאתר החברה, הגיע הזמן להרים כמה טלפונים ולקבל הצעות מחיר להובלה,כמה שאלות על החברה, כמה מובילים היא תשלח, כמה משאיות יש לה בצי הרכב שלה,האם היא מוכנה לעבודה בשעות לא שיגרתיות,האם יש לה ביטוח להובלה (לא פחות מ200 אלף ש"ח ) וכו ...

לסיכום: האם ניתן לחסוך כסף בהעברת משרד – בהחלט כן.אם תיצמדו לכללים וטיפים שהוזכרו מעלה ,ניתן בהחלט להוזיל  את העבודה לפחות ב 20% ,בעני סכום ממש לא מבוטל.